Las estrategias de diligencia de correo electrónico pueden ayudar a los profesionales a recuperar más de 11 horas cada semana. Sin requisa, la mayoría de las personas aún pasan casi un tercio de su recital de la semana gremial, clasificando y respondiendo a los mensajes en emplazamiento de centrarse en un crecimiento empresarial significativo.
Todos sabemos la sensación de una bandeja de entrada que se repleta de mensajes que parecen exigir atención inmediata. La presión para reponer instantáneamente a menudo se convierte en un vestido reactivo que roba horas valiosas todos los días. La investigación muestra que el 19 por ciento de los profesionales verifican su bandeja de entrada en el momento en que llega un mensaje, un vestido que interrumpe la concentración y descarrila todos los días de trabajo.
No sorprende que la diligencia efectiva del correo electrónico se haya vuelto esencial. De hecho, el 61 por ciento de los profesionales ahora dependen de herramientas modernas para organizar su comunicación, racionalizar los flujos de trabajo y ordenar proyectos de forma más efectiva.
En este artículo, descubrirá estrategias prácticas para acercarse a “INBOX CERO”. Aprenderá a compendiar el desorden, configurar la automatización inteligente y crear límites saludables rodeando de su bandeja de entrada. Estas técnicas probadas ya han ayudado a miles de profesionales a recuperar el control de su tiempo, y todavía pueden ayudarlo.
Limpia el desorden primero
Fuente de la imagen: Nuestra atinado colmena
Necesitas una bandeja de entrada limpia para Administre mejor sus correos electrónicos. Comience limpiando el desastre digital que se acumula antiguamente de probar cualquier sistema o reglas elegantes.
Dar la muerto de los correos electrónicos que no lee
Su bandeja de entrada está obstruida con correos electrónicos y boletines promocionales. Ha llegado el momento de cortar lazos con los remitentes que sigue ignorando. Gmail lo facilita: simplemente toque “cancele la suscripción” inmediato al nombre del remitente cuando abre un correo electrónico. Las herramientas que lo ayudan a eliminarse de múltiples listas a la vez pueden manejar el obstinado desorden de la bandeja de entrada.
Eliminar o conservar mensajes antiguos
La higiene de su bandeja de entrada le ofrece dos opciones: eliminar o conservar. Gmail elimina permanentemente los correos electrónicos eliminados luego de unos 30 días. El archivo funciona de forma diferente: mueve los correos electrónicos fuera de la panorámica, pero los mantiene disponibles en “Todo el correo” o en una carpeta separada. Esto funciona muy admisiblemente, especialmente cuando tiene correos electrónicos importantes que podría precisar más tarde.
Aquí está cómo comenzar:
- Haga una “carpeta de retención” para acumular todos los correos electrónicos mientras organiza
- Configure una carpeta de “Archivo” o “Completado” para correos electrónicos antiguos y proyectos terminados
- El método de Ohio puede ayudar: solo manejarlo una vez que significa que replica, elimina o mueve un correo electrónico amoldonado luego de abrirlo
Use carpetas y etiquetas para organizar
Un admisiblemente sistema de carpetas (en Outlook) o etiquetas (en Gmail) ayuda a clasificar los mensajes entrantes rápidamente. Outlook le permite crear carpetas con un clic derecho en su bandeja de entrada y escoger “nueva carpeta”. Las etiquetas de Gmail ofrecen más flexibilidad: puede etiquetar un correo electrónico con múltiples etiquetas.
El método de pila sugiere categorías basadas en la actividad que funcionan mejor que las basadas en temas. Es posible que desee crear “pilas” como “actividad inmediata”, “demora de respuesta” o “seguimiento a dispendioso plazo”.
Una bandeja de entrada limpia crea el punto de partida valentísimo para explorar técnicas avanzadas de compañía de correo electrónico en nuestra próximo sección.
Automatizar y delegar de forma inteligente
Fuente de la imagen: Blog de Hubspot
La automatización del correo electrónico debe ser su próxima organización poderosa luego de organizar su bandeja de entrada. Pasará menos tiempo en el trabajo manual y obtendrá un manejo constante de los mensajes entrantes. Esto le da más tiempo para concentrarse en lo que en realidad importa.
Configurar filtros y reglas
Su Los correos electrónicos entrantes se pueden ordenar automáticamente con filtros basados en criterios específicos. Estos filtros enrutan los mensajes a las carpetas apropiadas sin que usted este un dedo. Los usuarios de Gmail pueden crear filtros haciendo clic en “Mostrar opciones de búsqueda” en el cuadro de búsqueda, ingresar criterios y escoger “Crear filtro”. Los usuarios de Outlook deben hacer clic con el capullo derecho en un mensaje, tener lugar el paso sobre “reglas” y escoger “Crear regla” para mover los mensajes de los remitentes específicos a las carpetas designadas automáticamente.
El sistema procesa filtros de hacia lo alto a debajo. El filtro superior apetito si dos filtros coinciden con el mismo correo electrónico. Todavía puede exportar e importar sus filtros, lo que facilita la compartir con los miembros del equipo o transferir entre cuentas.
Use plantillas para respuestas comunes
Las plantillas son una excelente forma de economizar tiempo en las respuestas que envía a menudo mientras mantiene su mensaje consistente. Los equipos que usan plantillas de correo electrónico pueden centrarse más en desarrollar soluciones en emplazamiento de escribir respuestas repetitivas. Los expertos en apoyo dicen que las plantillas ayudan a compendiar los errores y sostener los mensajes consistentes en todas las comunicaciones por correo electrónico.
Las plantillas ofrecen estos beneficios:
- Las respuestas de su equipo se mantienen consistentes
- No tienes que escribir cada mensaje desde cero
- Los clientes reciben respuestas más rápidas y se mantienen más felices
Los sistemas de correo electrónico de hoy vienen con funciones de IA que pueden sugerir respuestas o manejar mensajes de rutina para usted.
Integre sus herramientas para una productividad perfecta
Su productividad salta cuando conecta su correo electrónico con otras herramientas. Ifttt (“Si esto, entonces eso”) y Zapier le permiten construir “recetas” personalizadas que automatizan secuencias de actividad. Puede crear automáticamente eventos de calendario a partir de correos electrónicos con palabras esencia específicas o cursar correos electrónicos cuando aparezcan nuevas tareas en su aplicación de compañía de proyectos. La integración de herramientas pone toda su comunicación en un solo emplazamiento y reduce los mensajes perdidos.
Sus correos electrónicos pueden convertirse en tareas de inmediato cuando se sincroniza con las aplicaciones de compañía de tareas, por lo que cero se pasa por stop. Una opción más avanzadilla está usando Salesforce e integración de Outlookque garantiza que la comunicación de su cliente y los datos de CRM permanezcan perfectamente alineados sin un trabajo manual adicional.
Priorizar y procesar eficientemente
La parentesco esencial de la diligencia del correo electrónico radica en la eficiencia. Su bandeja de entrada necesita un sistema que funcione luego de alojarlo y automatizarlo.
Usa la regla de dos minutos
“Obtener las cosas” de David Allen presenta la regla de dos minutos como una forma simple de manejar pequeñas tareas. Debe encarar cualquier correo electrónico de inmediato si necesita menos de dos minutos de su tiempo. Las tareas pequeñas no se acumularán y se volverán desalentadoras de esta forma.
Esta regla trae varios beneficios:
- La actividad rápida evita la acumulación de tareas y la procrastinación
- El desorden mental desaparece para mejorar el enfoque
- Las victorias rápidas generan impulso
- Las tareas más grandes tienen más tiempo, lo que optimiza la productividad
El trabajador promedio mira su correo electrónico 74 veces al día, lo que rompe su concentración con frecuencia.
Tiempo de correo electrónico por lotes en su horario
Su bandeja de entrada no debe exigir atención constante. Establezca tiempos específicos para procesar correos electrónicos. Los estudios muestran que los profesionales que revisan los correos electrónicos de 2 a 3 veces al día se enfocan y enfrentan menos interrupciones.
Los descansos naturales en su día de trabajo son tiempos perfectos de demostración de correo electrónico. La mayoría de las personas encuentran el éxito revisando mensajes tres veces: mañana, luego del refrigerio y antiguamente de regresar a casa. La investigación demuestra que los “lotes” funcionan mejor, estresan menos y se sienten más felices en normal.
Vale la pena mencionar que solo el 20% de los correos electrónicos necesitan respuestas inmediatas. El otro 80% generalmente puede esperar. Un sistema de procesamiento de correo electrónico inteligente lo volverá a controlar su día.
Establecer límites y sostener el control
Fuente de la imagen: Wisestamp
Establecer límites claros es uno de los formas más efectivas de ordenar el correo electrónico y evitar que se haga cargo de su día. Un sistema resistente hace más que simplemente organizar mensajes; Le ayuda a proteger su enfoque y establecer el tono de cómo otros se comunican con usted. La investigación muestra que lleva más de 23 minutos recuperar la concentración luego de una distracción, por lo que las alertas por correo electrónico pueden ser tan perjudiciales.
Aquí hay formas prácticas de establecer límites y sostener el control:
- Apagar las notificaciones: Apague las alertas del teléfono, deshabilite las ventanas emergentes de escritorio y establezca momentos específicos para demostrar el correo electrónico para que pueda administrarlo en sus términos.
- Comunicar sus horas de correo electrónico: Noticia a los colegas cuando verifique los mensajes, use las reemplazos automáticos para confirmar los tiempos de respuesta y agregue una nota en su firma para establecer expectativas claras.
- Use características de repetición y horario: Aproveche herramientas como la repetición de Gmail o las opciones de programación de Outlook para manejar los mensajes en el momento más productivo y cerciorarse de que no se pierda cero importante.
Conclusión
Dominar la diligencia de correo electrónico se alcahuetería menos de perseguir la perfección y más de crear sistemas que le den el control de su tiempo. Al borrar el desorden, usar la automatización inteligente, establecer límites y construir hábitos más saludables, puede alterar su bandeja de entrada de una distracción constante en una aparejo confiable que admite su trabajo.
La bandeja de entrada cero no se alcahuetería solo de una bandeja de entrada vacía, se alcahuetería de la familiaridad de trabajar con claridad y propósito. Con una maña constante, las estrategias en esta enseñanza pueden ayudarlo a construir una relación con el correo electrónico que se sienta manejable y productivo en emplazamiento de abrumador. Su bandeja de entrada debería servirle, no al revés, y con el enfoque correcto, lo hará.
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