El maniquí de trabajo híbrido, una combinación de presencia remota y presencial en la oficina, ha remodelado el panorama profesional. Ofrece flexibilidad y autonomía, pero además presenta un conjunto único de desafíos, particularmente cuando se negociación de reuniones. Las reuniones híbridas, con algunos participantes en la sala y otros llamando, pueden fácilmente volverse inconexas, frustrantes e improductivas si no se gestionan correctamente.

La alternativa radica en una fórmula de trabajo híbrida clara y considerada. No se negociación sólo de buenos modales; se negociación de prácticas intencionales que garanticen que todos, independientemente de su ubicación, tengan la misma voz, estén plenamente comprometidos y puedan contribuir de forma efectiva.

Supervisión de fórmula esencial en reuniones híbridas

Aquí está nuestra timonel sobre la fórmula esencial para dominar la reunión híbrida moderna.

Priorizar la igualdad + presencia

El principio fundamental de la fórmula de las reuniones híbridas es asegurar la paridad entre los que están en la sala y los que se unen de forma remota.

1. “Marcar” juntos (la regla de oro para los asistentes en la oficina)

Si una o más personas se unen de forma remota, todos en la sala de reuniones deberán unirse a la videoconferencia de forma individual desde su propio ordenador portátil.

• Por qué es importante: Esto evita el emoción “pecera”, en el que los participantes remotos se sienten como extraños mirando en dirección a adentro. Permite que todos vean nombres y rostros individuales de cerca y utilicen la función de chat fácilmente. Incluso garantiza que todos tengan un micrófono de suscripción calidad para musitar.
• El uno excepción: Si la sala está equipada específicamente con un dedicado, cámara de conferencia de suscripción calidad y un conjunto de micrófonos de 360 ​​grados (una “sala de reuniones híbrida”), entonces una sola conexión puede ser suficiente. Sin secuestro, en ciertos casos, que las personas sigan teniendo su propia computadora portátil para chatear y compartir documentos puede ser favorecedor para la productividad.

2. Silenciar cuando no se deje

Esta es la fórmula remota habitual, pero es doblemente importante en un entorno híbrido.

• Participantes en la oficina: Silencia el micrófono y el altavoz de tu computadora portátil si estás en una sala de conferencias con una configuración de audio compartida. Si se une individualmente desde su escritorio, asegúrese de minimizar el ruido de fondo (escribiendo, susurrando, tarareando) permaneciendo en silencio hasta que hable.
• Participantes remotos: Silenciar inmediatamente luego de musitar. Esto evita que los sonidos domésticos repentinos interrumpan la conversación en la habitación.

3. Utilice vídeo (cuando sea posible)

Las señales visuales son cruciales para el compromiso. Ver caras ayuda a establecer una buena relación y permite al hablante evaluar su comprensión y su interés. Mientras la vida pasa y las cámaras a veces deben estar apagadas, haz el esfuerzo de estar frente a la cámara de forma predeterminada.

4. Sea intencional con el chat

El chat durante la reunión es una aparejo poderosa para reuniones híbridas.

• Úselo para: Compartir enlaces, proponer ideas rápidas, divulgar preguntas aclaratorias y hacerle aprender al regulador que tiene una pregunta sin interrumpir el flujo del orador.
• No lo uses para: Conversaciones paralelas que distraen de la discusión principal.

Para participantes en la oficina

Quienes están en la sala de reuniones tienen la viejo responsabilidad de asegurar que los participantes remotos se sientan incluidos.

5. Designe un “campeón remoto” (si no hay ningún hospedador presente)

En sincronizaciones informales en equipo, una persona en la sala debe ofrecerse como voluntaria para guardar la transmisión de video y la ventana de chat. Su función es:

• Interrumpa cortésmente cuando una persona remota intente musitar.
• Lea en voz suscripción cualquier pregunta publicada en el chat.
• Apunte la cámara compartida (si corresponde) en dirección a el orador coetáneo.

6. Cuida el micrófono (proyecta tu voz)

Incluso con un micrófono de sala exclusivo, las personas en la sala a menudo hablan de forma informal, asumiendo que la persona que está a su banda puede escuchar. ¡Recuerda a los asistentes remotos!

• Cuando hables, viaje tu cuerpo en dirección a el micrófono central o el micrófono de tu computadora portátil.
• evitar musitar al otro banda de la mesa a un colega con la mano tapándose la boca, ya que esto excluye por completo a quienes llaman.

7. Evite las “charlas en la habitación”

No participe en conversaciones secundarias rápidas, bromas internas o comunicación no verbal (como poner los fanales en blanco o susurrar) que el equipo remoto no pueda entender ni compartir. Si es necesario decirlo, dígalo a toda la reunión.

Para participantes remotos

Quienes se unen de forma remota tienen la responsabilidad de ser claros y asertivos en su comunicación.

8. Señala claramente cuando quieras musitar.

No intente interrumpir una conversación en la sala, lo que a menudo genera conversaciones cruzadas incómodas y demoras. En cambio:

• Utilice la función “Alborotar la mano” en la plataforma de videoconferencia.
• Publica “Pregunta” o “Tengo una idea” en el chat.
• Espere una pausa natural y luego anuncie usted mismo y sus ideas con claridad.

9. Consulte a su técnico (la nómina de comprobación previa al planeo)

Cinco minutos ayer de la reunión, asegúrese de que el micrófono y la cámara estén funcionando, que el fondo esté regular (o opaco) y que su conexión a Internet sea estable. Los fallos técnicos descarrilan desproporcionadamente las reuniones híbridas.

Para el hospedador/facilitador de la reunión

El hospedador de la reunión marca la pauta y es el mayor guarda de la buena fórmula.

10. Moderado explícitamente entre ubicaciones

El hospedador debe cambiar activamente el enfoque entre los dos grupos. Utilice frases como:

• “Ayer de continuar, ¿alguno de los participantes en la emplazamiento tiene alguna pregunta de seguimiento?”
• “Revisemos el chat en sondeo de comentarios de nuestros colegas remotos”.

El maniquí híbrido llegó para quedarse y su éxito depende de una cosa: la comunicación inclusiva. La apadrinamiento de estas reglas de fórmula garantiza que las reuniones híbridas vayan más allá de los desafíos logísticos y se conviertan en verdaderos foros de colaboración. Al priorizar la paridad, ser intencional con la tecnología y moderar activamente las conversaciones, su equipo puede beneficiarse todo el poder del trabajo flexible, haciendo que las reuniones sean productivas, respetuosas y genuinamente conectadas para todos, en todas partes.