Nos estamos ahogando en reuniones. El empleado promedio ahora pasa casi 21,5 horas a la semana en ellos, creando un problema de productividad que cuesta a las empresas estadounidenses aproximadamente 37 mil millones de dólares al año. Es un desafío que todo líder intenta resolver.

Felizmente, la innovación está proporcionando una alternativa poderosa. Ha surgido una nueva reproducción de anotadores impulsados ​​por inteligencia sintético, como Gongo, Otter.ai, Granola y Fireflies.ai, para acometer este problema de frente. Un asistente de reuniones con IA actúa como un escriba digital, uniéndose a llamadas para transcribir conversaciones y crear resúmenes automatizados.

Esto permite a los equipos mantenerse plenamente involucrados en la discusión, con la confianza de que se están capturando los detalles esencia. La rápida admisión (con plataformas como Otter transcribiendo más de 100 millones de reuniones a principios de 2021) demuestra cuán valiosa es esta tecnología.

Como cualquier tecnología innovadora, el tiro auténtico de estas herramientas planteó preguntas importantes. A pesar de todo el valía de la productividad automatizada, ¿cuáles son las mejores prácticas para ponerlas a trabajar?

Comprender el nuevo mundo de la IA para reuniones

La primera ola de robots para reuniones cambió las reglas del selección, pero incluso reveló áreas de crecimiento. Como ocurre con cualquier tecnología nueva, hubo dificultades de crecimiento. Algunas de las primeras plataformas tenían configuraciones complejas, mientras que otras, originalmente diseñadas para diferentes propósitos, tuvieron que adaptarse al mundo corporativo.

Lo más importante es que estas herramientas generaron una conversación necesaria sobre la privacidad y la seguridad de los datos. Tanto los líderes como los empleados comenzaron a hacer preguntas legítimas como: “¿Cómo nos aseguramos de que todos den su consentimiento para ser grabados?” “¿Cómo se utilizan y protegen nuestros datos?”

Estas preguntas no eran una señal de miedo. Eran apropiadas para que las preguntaran los líderes responsables. Impulsaron a la industria a granar rápidamente, lo que dio ocupación a una nueva reproducción de herramientas de inteligencia sintético diseñadas con la confianza y la transparencia como medios centrales.

Las primeras políticas de privacidad de algunos proveedores permitían que los datos se utilizaran de maneras que incomodaban a las empresas, como para marketing de terceros o capacitación de modelos.

De herramientas inteligentes a entrenadores confiables

La industria escuchó. Hoy en día, el unificado para los asistentes de reuniones con IA incluye salvaguardas sólidas como el cumplimiento de SOC 2 Tipo II, oculto y políticas de datos claras. Pero el avance más interesante es la progreso del propósito mismo de la aparejo. El objetivo ya no es sólo la transcripción; se negociación de permitir un cambio efectivo.

Esta es la visión detrás Asistente de reuniones de Kona por 15Five.

Kona Meeting Assistant se conecta a los calendarios de Google o Outlook y se une a reuniones individuales programadas en Teleobjetivo, Google Meet o Microsoft Teams. Una vez apoderado, se une a las reuniones entre gerentes y empleados para capturar momentos esencia como actualizaciones de progreso, logros, bloqueadores y medios de hecho para que los gerentes puedan permanecer completamente presentes en la conversación.

Con el tiempo, esos resúmenes construyen un registro continuo de crecimiento que refleja las contribuciones reales de cada empleado durante el período de revisión.

Cuando llega la temporada de revisión, Kona compila estos resúmenes en una instantánea de rendimiento reto, equilibrada y registro para editar. Los gerentes ahorran horas de escritura y evitan los peligros habituales del sesgo de hogaño. El resultado es un proceso de revisión del desempeño que parece más rápido, más acomodaticio y más significativo.

A diferencia de los tomadores de notas genéricos de IA, Kona Meeting Assistant fue diseñado específicamente para la diligencia del desempeño, no solo para la transcripción de reuniones..

Kona comprende qué conocimientos son efectivamente importantes para las revisiones, centrándose en la feedback, el progreso y el mejora, e ignora las conversaciones personales que no serían relevantes. Igualmente está completamente integrado en 15Five, por lo que los gerentes y equipos de bienes humanos pueden acontecer sin problemas de la conversación al ciclo de desempeño sin cambiar de herramientas ni copiar notas a otros sistemas.

Kona se construyó sobre la cojín de la “privacidad por defecto”. Toda la información de identificación personal (PII) se elimina ayer de procesar cualquier reseña. Por otra parte, los datos anonimizados nunca se conservan ni se utilizan para la capacitación de modelos, y las empresas tienen control total, con la capacidad de optar por no participar o habilitar funciones de IA como mejor les parezca.

Las notas y resúmenes generados por el Asistente de reuniones de Kona son privados para el jefe y su subordinado directo. Los administradores de RR.HH. no pueden ver el contenido de estas notas 1:1 sin el consentimiento visible del jefe

Cuando se construye la IA de esta forma, con la confianza y la conexión en el centro, se ayuda a las personas a estar más comprometidas, permanecer más tiempo y desempeñarse mejor.

Una registro de demostración del líder para suscitar confianza con los tomadores de notas de IA

Poner a trabajar cuidadosamente a los anotadores de IA es la esencia para obtener sus beneficios. Aquí hay una registro de demostración para que los líderes introduzcan estas herramientas de una forma que genere seguridad y confianza:

• Fomentar la transparencia y el consentimiento—sea siempre sincero. Asegúrese de que todos los participantes sepan que la reunión se está grabando y den su consentimiento. Busque herramientas que hagan que este proceso sea obligatorio y claro.
• Asóciese con proveedores con principios—haz tu tarea. Elija socios cuyas políticas de privacidad garanticen que sus datos seguirán siendo suyos y nunca se utilizarán para capacitación de modelos externos ni se venderán a terceros.
• Implemente controles de entrada inteligentes—Utilice permisos basados ​​en roles para asegurar que las conversaciones confidenciales solo sean accesibles para las personas adecuadas. La buena gobernanza genera confianza.
• Campeón del diseño que prioriza la privacidad—seleccione soluciones que estén diseñadas para la seguridad desde cero, como la desidentificación de los datos ayer de su procesamiento.
• Capacite a su equipo con opciones—Los mejores proveedores brindan flexibilidad. La capacidad de su estructura para habilitar, restringir o deshabilitar funciones de IA garantiza que usted mantenga el control.
• Comunicar el ‘por qué’ y el ‘cómo’—explique de forma proactiva el propósito detrás del asistente de reuniones de IA (acortar el trabajo oficinista, mejorar el enfoque y ofrecer una mejor capacitación) y ser transparente sobre cómo se protegen los datos.

Las herramientas de inteligencia sintético pueden ser socios increíbles si eliges las adecuadas. Las mejores herramientas no sólo transcriben reuniones, sino que incluso ayudan a su concurrencia a crecer. Busque tecnología que mejore nuestra capacidad para conectarnos, crear y liderar. Si hace esto perfectamente, construirá un ocupación de trabajo que será más productivo y más humano.

Si está interesado en obtener más información sobre 15Five y nuestro Kona Meeting Assistant, haga clic aquí para una demostración.