¿Alguna vez tuvo una reunión de pesadilla? Sabes el indicado. En el que un compañero de trabajo se desplaza claramente por las redes sociales en su videollamada, otro está comiendo en voz suscripción su piscolabis directamente en el micrófono, o cualquiera en la sala de conferencias susurra a la persona que está al costado de ellos, olvidando que los asistentes remotos pueden escuchar todo. Felizmente, comprender la inscripción de la reunión moderna para entornos de trabajo combinados no tiene que ser difícil.
El excelente decoro de la reunión comienza mucho antaño de que se envíe la invitación del calendario. Una reunión productiva y respetuosa es el resultado directo de una planificación y preparación reflexiva. Al centrarse en estos pasos cruciales previos a la reunión, puede preparar el marco para una colaboración exitosa.
Para evitar futuras reuniones frustrantes como esta y ayudarlo a apoyar su cordura, desglosaremos las principales reglas de la inscripción adaptada para el panorama profesional flagrante. Practique profesionalismo y garantice una colaboración perfecta, ya sea en la oficina o en el hogar, con estos 15 consejos esenciales.
Consejos de inscripción de reunión
Pre-reunión
1. Elija el mejor momento para todos
Tenga en cuenta dónde se encuentran todos. ¿Están trabajando desde casa o están en la oficina? Consulte los calendarios de la masa para cerciorarse de que no esté doble reserva. Si las personas asisten desde otras zonas horarias, intente encontrar poco que funcione para todos. Esta faro es de gran ayuda para conseguir que las personas a través de las zonas horarias en una reunión anejo con el último conflicto posible. Puede ser necesario algún compromiso, pero obtener el 90% de los invitados de reuniones que asisten es mejor que nominar un tiempo que solo funcione para su propia oficina.
2. Encuentre la habitación y el equipo adecuados para el tamaño de su reunión
Su sala de reuniones tiene más impacto en su reunión de lo que piensa. Mientras que dar a todos el espacio del codo es un gran principio, en el hoy trabajo híbrido Entorno, la tecnología correcta es lo que verdaderamente cierra la brecha entre los colegas en persona y remotos. Para ser respetuoso con su equipo y su tiempo, debe cerciorarse de que los llamados puedan ver y escuchar tan claramente como los de la sala.
En zona de guerrear con cámaras web y micrófonos inadecuados, considere una alternativa integrada creada para la fuerza profesional flagrante. Equipar su habitación con un dispositivo inteligente como el Búho de reunión puede revolucionar la experiencia. Su colocación central y su cámara, micrófono y altavoz de 360 grados usan IA para enfocarse automáticamente en quien está hablando, dando a los participantes remotos una visión dinámica y atractiva de la conversación. Esta simple configuración de plug-and-play elimina la queja global de que los asistentes remotos no pueden seguir la discusión.
Para espacios más grandes o presentaciones más dinámicas, puede mejorar la configuración combinando el búho de la reunión con el Mostrador de búhouna cámara primero de la habitación que proporciona una perspicacia completa de la hecho.
Si sus sesiones implican una calabobos de ideas, juntar un Búho de pizarra Asegura que sus compañeros de equipo remotos puedan ver lo que se está escribiendo con perfecta claridad. Al nominar el equipo correcto, elimina la limitación de cualquier empleado remoto y crea una experiencia sin problemas y profesionales para todo su equipo.
3. Haz (y sigue) una memorándum
Antaño de establecer una reunión, asegúrese de que sea necesario. Usar un Cinta de demostración de reuniones para atreverse si se requiere una reunión. Ser efectivo con el tiempo que tiene en su reunión por Establecer una memorándum con anticipación. Haga que los asistentes agregue sus respectivas secciones incluso, y lo harán con anticipación.
Trate de atenerse a la memorándum tanto como sea posible; Te mantendrá destinado y sacará a todos a tiempo. Moverse a través de artículos al azar a medida que surjan las contribuciones positivas para las cosas directamente vinculadas a su reunión.
Durante tu reunión
Una vez que su planificación esté completa y el la reunión es en vivosu enfoque debe cambiar al compromiso activo y la conducta profesional. Ya sea que se una de una sala de conferencias o una oficina en casa, su comportamiento durante la reunión es lo que finalmente determina su éxito. Los siguientes principios de inscripción de la reunión son cruciales para asegurar que la sesión sea productiva, respetuosa y un uso valioso del tiempo de todos.
4. Presente a tiempo
Este antiguo consejo es útil para todos los aspectos de la vida, especialmente las reuniones. Preferiblemente, cinco minutos antaño, tal vez incluso antaño si eres el hospedador. Aunque puede pensar que a su equipo no le importará si llega cinco minutos tarde a tomar un café, este tipo de pensamiento puede tener repercusiones negativas. Pronto, otros comenzarán a aparecer más tarde y más tarde, siguiendo su ejemplo.
5. Sepa de lo que usted es responsable
Carencia parece más poco profesional que ser preguntado sobre su trabajo y no poder objetar preguntas al respecto. Sepa lo que está trayendo a la mesa y prepárese para cualquier pregunta que la masa pueda tener al respecto. Ejecute una tira de las preguntas antaño de que comience la reunión y prepárese para responderlas.
Si poco te atrapa desprevenido, no se asuste. En zona de tropezar con una respuesta que no tiene sentido, hágales enterarse que no sabe la respuesta en este momento, pero que investigará y volverá a ellos.
6. Introducir a la masa nueva o chillar
Hacer presentaciones permite que todos los que asistan a la reunión se sientan bienvenidos si no han participado con su asociación específico antaño. Si está llamando a una reunión sin video o hablando con cualquiera que está llamando, asegúrese de hacerles enterarse a quién está hablando para allanar la confusión. De lo contrario, hablará sobre ellos o los hará comprobar desagradables.
7. Múdate cuando no estás hablando en una videoconferencia
Un micrófono no presumido puede conducir a algunos momentos suficiente incómodos si cualquiera no se da cuenta de que se puede escuchar. Un fanático que corre en el fondo o llamando desde un café realizado de masa incluso puede traer un sonido incómodo a una reunión y distraer a sus compañeros de trabajo.
Para evitar que su equipo tenga que decirle que hay un sonido en el fondo, silencie cuando no se haga por precaución. Guardarás los oídos de todos y tu posible vergüenza.
8. ¡Presta atención!
Ayude a su equipo a sentirse valorado con el trabajo que están haciendo al prestarles atención mientras palabra. Puede ser dócil perder el interés y dejar que su mente deambule en las reuniones, pero es importante escuchar todo lo que está sucediendo.
Practique la “audición activa” haciendo contacto visual, asintiendo ocasionalmente y reiterando sus puntos en las conversaciones de seguimiento. Será más productivo en las reuniones y apoyará a sus colegas en el camino.
9. Ten una buena postura
Sluce en su asiento se comunica a todos en la habitación que no le importa lo que está sucediendo. Por difícil que sea, siéntese directamente y quédese sereno en su arnés. Y, por supuesto, tener el adecuado configuración de trabajo en el hogar ayudará con esto.
Inquietarse o balancearse de un costado a otro es una distracción y un poco poco profesional. Con una buena postura, se sentirá más alerta y contribuirá con puntos más valiosos a la conversación.
10. Comparte la conversación.
Hacer que todos se sientan valorados en la reunión debe ser su objetivo número uno, y compartir equitativamente la conversación es una forma de hacerlo. Aunque puede tener algunos puntos excelentes, platicar sobre los participantes o intervenir continuamente puede ser frustrante para otros que intentan unirse a la conversación.
Agregue puntos importantes cuando sea necesario, pero pregunte a otros en la habitación para su aporte incluso. Obtendrá una variedad de opiniones más diversa y probablemente descubrirá poco en lo que no había pensado antaño.
11. Deje en voz suscripción y clara.
Una queja global sobre las reuniones es la incapacidad de escuchar a una persona en la habitación o en sarta que está hablando. No debería tener que colar sus oídos para tratar de enterarse los valiosos puntos de cualquiera. Susurrar con una voz clara y segura permite a todos escucharlo y hacer que la reunión se ejecute a tiempo. Ahorrarás tiempo a los demás sin tener que repetirte.
Susurrar en voz suscripción incluso proyecta confianza, comunicando a otros que las ideas expresadas son sólidas. Pero, no grites. En serio. Proteger los tímpanos de sus colegas debería ser su prioridad.
12. No yantar ni tragar (adicionalmente del agua o el café)
Todos hemos tenido la tentación de colarnos en algunos bocadillos al standup del lunes por la tarde. Puede pensar que “estas almendras no sonar demasiado fuertes”. Sin incautación, ese no suele ser el caso. A menos que asista a una sesión de piscolabis y aprenda, yantar en un tiempo y espacio dedicados para la comunicación y la colaboración puede percibirse como poco profesional. No solo es una distracción, sino que puede hacer que su otros miembros de su equipo tengan deseo, arruinando el flujo de la reunión.
Sin incautación, el agua potable es aceptable. Todos necesitamos hidratar, y escabullirse un par de sorbos no está mal trillado. Sin incautación, el café es un poco más complicado. La mayoría de las personas están de acuerdo con eso, siempre y cuando no llegues tarde (¡mira la regla 4!) Para obtener tu alternativa de cafeína.
13. Haga preguntas en el momento apropiado
Si perfectamente hacer preguntas es esencia para estar en la misma página, un flujo interminable de ellas puede empujar reuniones sobre el borde. El tiempo es el activo más valioso de todos, y demasiadas preguntas pueden volverse innecesarias y empujar un chat rápido de 10 minutos a una prueba de 30 minutos.
Haga una pregunta cuando sea esencial para la esclarecimiento de todo el equipo, o si las personas generalmente parecen confundidas. Si tiene una pregunta particular sobre un punto de interés, guárdelo para el final o para que esa persona discuta uno a uno. Una buena regla común es preguntarse: “¿Todos necesitan esto respondido?” antaño de vigorizar la mano.
Post-reunión
Excelente choque decorum se extiende más allá del horario final programado. El trabajo que realiza posteriormente de una reunión concluye es tan crítico como la preparación que hizo de antemano. Completar correctamente una sesión asegura que se documenten las decisiones esencia, los utensilios de hecho son claros y que todos los participantes, ya sean en persona o remotos, sienten que sus contribuciones fueron valoradas. Estos pasos finales son esenciales para convertir la discusión en resultados tangibles y fomentar una civilización de equipo positiva y productiva.
14. Gracias a todos por asistir y presentar
Las reuniones pueden ser estresantes, largas e incluso un poco secas. Para practicar la inscripción adecuada de la reunión de la reunión del personal, tómese su tiempo para pagar a todos por asistir y contribuir.
Aumentará su confianza, los hará comprobar valorados y les mostrará que su trabajo de calidad es apreciado. Serán más probables que hagan un buen trabajo en el futuro si saben que su arduo trabajo está siendo agradecido y dando sus frutos.
15. Seguimiento de entregables requeridos.
Para utilizar al mayor esta reunión, haga un seguimiento en una tira específica de entregables necesarios para la próxima vez que se reúnan. Se mantendrá al tanto de su trabajo, comunicará claramente quién se aplazamiento que haga qué y ahorrará tiempo y esfuerzo para todos los involucrados.
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